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ERP的基礎--資料編碼

大家有沒想過, 為什麼需要編號?
在ERP系統中,任何一筆資料或記錄,都需要用一個唯一編號,供人或電腦來識別。
對電腦系統來說, 資料庫在每個資料表都可建立一個識別碼資料行,裡面包含系統產生的連續數值,可唯一地識別資料表中的每個資料列,通常為主鍵(primary key),資料庫在刪除或修改數據時,以此為識別.
對我們來說,為了識別每一筆資料, 如廠商, 客戶, 物料, 各種單據,因此會給每一筆資料一個獨一無二的編號,這樣大家在溝通時,可以有一直接且簡單的方式,識別大家談的是不是同一筆資料。

在ERP系統中,所有的資料都需要編碼,最複雜的應該算是原物料編號。
在鼎新ERP系統的教材裡, 建議了10種編碼原則, 我覺得還不錯, 便以此為例來說明, 也許大家可能會問, 為什麼要參考鼎新的編碼原則? 這是因為鼎新系統在國內ERP市場有極高佔有率, 加上鼎新幾十年的導入經驗, 所歸納出來的編碼原則 ,相對來說比較有說服力, 哈哈!

原則1︰唯一性
編號既然是大家溝通的工具, "唯一性"正代表了編號存在的目的, 同一個物料只能有一個編號, 這個原則是天條, 一定不可違反.
原則很簡單, 大家都明白, 那麼在實務上 ,如何作到唯一性?
在鼎新系統內有自動編號功能, 依據使用者事先定義的編號分類規則及流水碼數, 使用者在新增物料資料時, 選擇不同的分類, 系統會自動加上流水號給予一個新的物料編號.
為了避免一物多號的情況發生, 在建立物料資料前應先分辨此物料是否已編過物料編號. 這跟後面要講的[原則三]有點關係,
一般來說有幾個作法︰
a.建立物料資料 Exce文件檔︰ 有些傳統公司在資訊化不成熟的情況下, 使用者會自己用 Excel 建立一份全部的物料基本資料, 在每次拿到一新物料時, 先用部份的物料名稱當關鍵字,  在Excel 內查詢是否編過物料編號.這種方式的查詢效率取決於物料分類及關鍵字查詢的技巧, 要不然使用者可能要在幾百筆相似物料名稱的規格裡一筆一筆過濾.
b.利用ERP系統物料查詢報表︰與Excel 查詢有異曲同工之趣, 只是用ERP現有的報表功能, 以查詢條件及關鍵字查詢物料資料, 再一筆筆過濾物料資料.這種方式取決在報表查詢功能是否完善.
c.ERP物料編號分類過濾功能︰有些ERP系統有著跟上述鼎新的自動編號功能類似, 但是在選擇物料分類時, 會將相同物料分類條件的物料資料列在畫面上, 讓使用者過濾, 除了選擇分類之外, 還可輸入關鍵字, 加快過濾的速度.

經過上面任一種方式確認過此新物料沒有編過物料編號時, 便可以用自動編號功能來獲得一新物料編號.
順道一提, 某些行業別屬於訂製商品,  每次客戶訂單要買的都是新的商品, 物料都是新物料, 永遠不會重複, 此時可以直接編新物料編號.

原則2︰擴充性
擴充性跟原則9的長度一致有關, 在碼數固定的前提下, 新物料不斷增長, 造成編號的分類或流水號不敷使用時, 就會破壞整個物料編碼的架構. 所以在訂定物料編碼時, 一定要考量擴充性.

原則3︰編號應該反應分類
編號的前面碼數通常作為分類使用, 在列印報表時, 同一類的物料才會排在一起, 另外, 分類分得越細, 編號長度越長 ,使用越不便, 但分類如果太寬鬆, 同一類的物料筆數太多的話, 則很難過濾及查詢新開發物料是否已經編過物料編號, 因此要依照各公司不同的狀況, 規劃物料編號裡的分類規則, 在物料編號長度及分類之間取一平衡點。

原則4︰變動屬性不應納入編號
訂定分類規則時, 非固定的屬性不應納入編號分類, 例如, 將廠商地區編入物料編號, 萬一廠商搬到別的地區, 編號就會大亂。還有一個例子,半成品或在製品的編號,有人喜歡用成品編號來擴編,實際上同一半成品有可能可以跟不同的物料組合成不同的成品,所以不應該將成品編號作為半成品的編號內容之一。有種情況例外,除非半成品的生命週期是隨著成品淘汰而淘汰。

原則5︰長度適中
編號是人跟人之間溝通的重要識別, 所以編號碼數越簡化越好, 可以節省閱讀、輸入的作業時間。在節省碼數之餘也要考量原則2擴充性的問題。依據經驗,編號的碼數儘量不要超過 12碼。版主曾經服務過的公司,物料編號是20碼,先說明不是版主規劃的,事實證明,因為長度太長太難記也很難使用,所以大家都不用物料編號溝通,失去物料編號是用來溝通使用的本意。

原則6︰盡量避免採用有意義編號
這一點大概是最難被接受的,
大多數公司在訂定編碼規則時,在直覺上,都希望儘量將物料的規格編進物料編號內,目的是希望讓編號容易記憶或可以"望字生義",這樣作,乍聽起來很合理,但事實上完全沒有必要。編號只是作為識別及大家溝通使用的工具,完全沒必要從編號去知道物料的規格,因為規格內容很多,不可能完全編進物料編號裡,如果有必要判斷物料的規格時,大家還是會去看物料的完整規格內容,而且把規格編進物料編號裡的結果就是編號長度太長太複雜,不方便使用。版主之前服務的公司,物料編號用了20碼,已經將大部份(仍然作不到全部)分類及規格都放進物料編號裡了,連顏色都有,在一般人的想法上應該能達到容易記憶或望字生義的初衷,但事實上是物料編號太長實在不方便使用,根本沒有人看物料編號,而且要正確識別物料,仍然要看規格內容。所以說,理想與現實有很大的落差。

原則7︰避免英文字母與數字夾雜使用
這個原則主要是為了減少辨識及輸入的不便,例如英文的O與數字的0容易搞混,英文的B與英文的P在讀音上雷同,也不易溝通,所以儘可能不要使用到英文字。如果因應特殊狀況而一定要加進去,建議加在編號最前面,通常只用在商品編號上。

原則8︰避免使用特殊符號
這個原則主要是為了減少輸入的不便,另外一個重要原因是,部份的特殊符號在資料庫或Excel裡代表不同的意義,可能會造成資料顯示異常。

原則9︰長度一致
編號長度一致時,使用者可以在閱讀或輸入時一眼即可發現異常錯誤,另外,同一類的編號,位數一致即可,例如物料編號與商品編號的長度可以不一致。

原則10︰防錯功能
使用者在輸入物料編號時,容易因為疏忽而發生錯誤,如果能在編號最後加上一碼"檢查碼",視為物料編號之一部份,就可以利用系統防錯的機制在使用者輸入錯誤編號時出現警告訊息。鼎新教材裡建議編號在6碼以上時,就要有檢查碼。這個原則,版主在實務上尚未聽說有人用過,也許因為公司現成的編碼規則都是前人制定好的,還沒有這種先進的觀念,如果有誰的公司採用了這種編法,可以跟我聊一下經驗之談。

編碼規則的制定因應不同公司的產業別、作業制度,商品及物料品項,甚至不同的編碼規則建立人員或顧問師,因其經驗及觀念的不同,而產生不同考量的編碼規則。
編號編了就是要用,如果發現公司內部人員沒有用編號相互溝通的習慣,表示編碼規則有某種程度上的問題,大家才會不喜歡用。
編碼規則的好壞, 見仁見智, 在導入ERP初期感覺不出來,往往經過一段時間才浮現問題,而且編碼規則一經制定後就不容易更改,影響範圍遍及整個ERP系統,不可不慎。
上述10個編碼原則只是作為一個參考,並不是所有公司一體適用的準則,一個有經驗的ERP顧問應該依各公司不同的狀況來靈活運用。

 

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